Öffentliche Ordner können ab dem Tarif Exchange ADVANCED aufwärts eingerichtet werden.
Bei allen Hosted Exchange Tarifen ist es möglich, Ordner aus einem bestimmten Postfach für andere Postfächer in der eigenen Exchange Organisation freizugeben, wie z. B. den Kalender oder Posteingang. Für solche Freigaben zwischen Ihren Postfächern werden keine öffentlichen Ordner benötigt.
Öffentliche Ordner gehören nicht einem bestimmten Postfach, sondern Ihrer gesamten Exchange Organisation, und können von allen dazu berechtigten Postfächern gemeinsam genutzt werden. Die Berechtigungen Ihrer einzelnen Postfächer auf die öffentlichen Ordner können Sie anhand vordefinierter Berechtigungsstufen oder individuell einrichten.
Öffentliche Ordner können auch eine eigene E-Mail-Adresse zugewiesen bekommen, so dass E-Mails an die Adresse direkt in den öffentlichen Ordner zugestellt werden.
Zugriffsmöglichkeiten auf öffentliche Ordner
Der Zugriff auf öffentliche Ordner ist über Outlook möglich und bei Hosted Exchange 2013 auch über den OWA Webmailer. Öffentliche Ordner werden nicht auf Mobilgeräte synchronisiert.
Wichtige Grundlagen für die Einrichtung öffentlicher Ordner
Prinzipiell können öffentliche Ordner über das Hosted Exchange Administrationsportal und über Outlook erstellt und verwaltet werden. Beide Arten bringen einige Einschränkungen mit sich, die Sie beachten sollten, um Ihre öffentliche Ordnerstruktur sinnvoll und leicht verwaltbar einzurichten:
- Öffentliche Ordner, die Sie im Hosted Exchange Administrationsportal anlegen, werden Ihren Postfächern in Outlook angezeigt.
- Änderungen an der öffentlichen Ordnerstruktur, die Sie in Outlook vornehmen, werden aber nicht zurück an das Hosted Exchange Administrationsportal übermittelt. Das gilt für das Anlegen von Unterordnern, Umbenennen und Verschieben von öffentlichen Ordnern sowie für das Ändern von Berechtigungen.
- Eine öffentliche Ordnerstruktur, die über Outlook verändert wurde, kann anschließend nur noch über Outlook verwaltet werden und das Hosted Exchange Administrationsportal zeigt weiterhin den Stand vor diesen Änderungen an.
Nur über das Hosted Exchange Administrationsportal funktionieren folgende Einrichtungen:
- Die oberste Ebene Ihrer öffentlichen Ordnerstruktur kann nur über das Hosted Exchange Administrationsportal eingerichtet werden.
- Die E-Mail-Aktivierung von öffentlichen Ordnern ist nur über das Hosted Exchange Administrationsportal möglich.
- Alle öffentlichen Ordner, die über das Hosted Exchange Administrationsportal angelegt werden, haben den Ordnertyp „E-Mail-Ordner“. Es können keine anderen Ordnertypen dort angelegt werden.
Nur über Outlook funktionieren folgende Einrichtungen:
Öffentliche E-Mail-Ordner können über das Hosted Exchange Administrationsportal und über Outlook erstellt werden.
Öffentliche Ordner aller anderen Typen können nur über Outlook erstellt werden:
- Öffentliche Kalender
- Öffentliche Kontakte
- Öffentliche Aufgaben
- Öffentliche Notizen
Empfehlungen zum Aufbau der öffentlichen Ordnerstruktur:
Wir empfehlen, die Grundstruktur Ihrer öffentlichen Ordner über das Hosted Exchange Administrationsportal aufzubauen. Insbesondere alle Ordner mit E-Mail-Aktivierung müssen dort erstellt werden.
Kontakte- und Kalenderordner können Sie anschließend mit Outlook als Unterordner in Ihre bestehende Struktur einfügen.
Sie können z.B. im Administrationsportal auf der obersten Ebene einen Ordner „Gemeinsame Kalender“ einrichten. In diesem erstellen Sie anschließend mit Outlook die eigentlichen öffentlichen Kalender Ihrer Organisation, z.B. „Urlaubskalender“, „Besprechungsraum“ usw.
Erstellen öffentlicher Ordner im Exchange Administrationsportal
Auf der Startseite Ihrer Accountverwaltung wechseln Sie zu „Öffentliche Ordner“ und klicken auf „Öffentlichen Ordner hinzufügen“.
Geben Sie den Ordnernamen ein und bestätigen Sie mit „Öffentlichen Ordner hinzufügen“.
Wenn der öffentliche Ordner eine eigene E-Mail-Adresse erhalten soll, aktivieren Sie zusätzlich noch den Haken „Mail Enable Folder“ und geben die gewünschte E-Mail-Adresse an. Wenn der öffentliche Ordner von Absendern außerhalb Ihrer Exchange-Organisation angeschrieben werden soll, aktivieren Sie „Allow posting to external users“. Ansonsten kann er nur von berechtigten Absendern innerhalb Ihrer Exchange-Organisation angeschrieben werden.
Damit die Postfächer innerhalb Ihrer Exchange-Organisation E-Mails an den Ordner senden können, brauchen sie das Recht zum „Elemente erstellen“. Mehr dazu finden Sie weiter unten bei „Berechtigungen auf öffentliche Ordner verwalten“.
Bei allen weiteren öffentlichen Ordnern, die Sie erstellen, wählen Sie die Platzierung in der Ordnerstruktur aus dem Dropdown-Menü aus.
Hier wird z. B. ein Unterordner des bereits vorhandenen Ordners „Supportanfragen“ erstellt:
Hier wird auf der obersten Ebene ein Ordner „Gemeinsame Kalender“ erstellt, der später die öffentlichen Kalender der Exchange Organisation enthalten soll:
Ihre erstellten Ordner sehen sie anschließend in der Übersicht. Die Ordnerstruktur erkennen Sie an den Pfadangaben.
Berechtigungen auf öffentliche Ordner verwalten
Um die Berechtigungen Ihrer Postfächer auf die einzelnen öffentlichen Ordner zu verwalten, klicken Sie in der Übersicht auf den Ordnernamen.
Standardmäßig finden Sie bei jedem neu erstellten öffentlichen Ordner einen Berechtigungseintrag für „KDxxxxxxxx Exchange SG (Group)“. Diese Gruppe bezeichnet alle Postfächer innerhalb Ihrer Exchange-Organisation, für die nicht explizit andere Berechtigungen definiert wurden.
Standardmäßig haben alle Postfächer Ihrer Exchange-Organisation auf neu erstellte Ordner die Berechtigungsstufe „Reviewer / Prüfer“, d.h. sie haben Leserechte, aber keine Schreibrechte.
Sie können die Berechtigungen Ihrer Gruppe ändern und / oder für bestimmte Postfächer abweichende Berechtigungen setzen.
Berechtigungen Ihrer Gruppe ändern
Um die Berechtigungen für die gesamte Gruppe zu ändern, klicken Sie rechts unter „Optionen“ auf „Bearbeiten“.
Sie können nun entweder unter „Berechtigungsniveau“ eine andere vordefinierte Berechtigungsstufe auswählen. Dadurch werden die zu der Stufe gehörenden Rechte in der Übersicht automatisch angehakt.
Oder Sie konfigurieren die Berechtigungen individuell, indem Sie einzelne Rechte auswählen.
Im Beispiel wird das Berechtigungsniveau „Reviewer“ grundsätzlich beibehalten, aber zusätzlich noch das Recht „Elemente erstellen“ aktiviert. Dieses Recht wird benötigt, damit die Postfächer innerhalb der Exchange Organisation E-Mails direkt an den mailaktivierten Ordner „Supportanfragen“ senden können.
Sie können Ihre Änderungen mit „Apply changes to this public folder and all its subfolders“ an alle Unterordner durchreichen. Ansonsten wirkt sich die Änderung nur auf diesen einzelnen Ordner aus.
Hinweis: Bei einer sehr großen Ordnerstruktur kann das Vererben von Änderungen an alle Unterordner so lange dauern, dass es zu einem Timeout kommt und das Exchange Administrationsportal nicht mehr reagiert. In einem solchen Fall schließen Sie bitte das Browserfenster und öffnen die Seite neu. Auf dem Exchange Backend wird der Änderungsbefehl trotzdem umgesetzt.
Nach dem Speichern ist das Berechtigungsniveau der Gruppe nicht mehr „Reviewer“, sondern „Custom“:
Abweichende Berechtigungen für bestimmte Postfächer
Um bestimmten Postfächern von der Gruppe abweichende Berechtigungen zu geben, klicken Sie oben auf „Berechtigungen hinzufügen“.
Oben wählen Sie eines oder mehrer Postfächer aus, indem Sie sie mit der Pfeiltaste nach rechts zu „Selected“ verschieben.
Unten wählen Sie das gewünschte Berechtigungsniveau aus dem Dropdown-Menü aus oder konfigurieren die gewünschten Rechte manuell.
Auch hier können Sie Ihre Änderungen an alle Unterordner des Ordners durchreichen.
Damit ein Postfach einen öffentlichen Ordner und seine Unterordner aus Outlook heraus vollumfänglich verwalten kann, benötigt es das Berechtigungsniveau „Owner / Besitzer“. Nur „Owner / Besitzer“ können die Ordnerberechtigungen aus Outlook heraus bearbeiten.
Öffentliche Ordner in Outlook
Einblenden der öffentlichen Ordnerstruktur
Um die öffentlichen Ordner in Outlook einzublenden, klicken Sie unten links in der Navigationsleiste auf die drei Punkte und wählen „Ordner“.
Unterhalb Ihres Postfachs werden die öffentlichen Ordner als separater Ordnerstamm angezeigt und können aufgeklappt werden.
Erstellen öffentlicher Kalender und Kontakte
Die Einrichtung öffentlicher Kalender- und Kontakteordner funktioniert nach dem gleichen Muster.
Im Beispiel sollen unterhalb des Ordners „Gemeinsame Kalender“ öffentliche Kalender erstellt und deren Berechtigungen verwaltet werden.
Mit Rechtsklick auf den Ordner „Gemeinsame Kalender“ können Sie einen „Neuen Ordner…“ erstellen.
Geben Sie den Namen des öffentlichen Kalenders an und wählen Sie „Ordner enthält Elemente des Typs: Kalender“.
Damit der neu erstellte „Urlaubskalender“ in Outlook in der Kalenderansicht zu sehen ist, machen Sie einen Rechtsklick darauf und wählen „Zu Favoriten hinzufügen“.
Bestätigen Sie den Namen des Favoriten mit „Hinzufügen“.
Durch die Aufnahme in Ihre Favoriten erhält der Urlaubskalender in der Kalenderansicht einen eigenen Eintrag und kann per Häkchen ein- und ausgeblendet werden.
Die Favoriten jedes Postfachs sind individuell, es muss also jedes Postfach seine eigenen Favoriten in Outlook pflegen.
Ordnerberechtigungen in Outlook verwalten
Um die Berechtigungen öffentlicher Ordner in Outlook verwalten zu können, muss das Verwalterpostfach die Berechtigungsstufe „Owner / Besitzer“ haben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner und wählen Sie „Eigenschaften“.
Die Verwaltung der Berechtigungen durch Zuweisung einer vordefinierten Berechtigungsstufe oder individuelle Auswahl einzelner Rechte funktioniert in Outlook ähnlich wie im Hosted Exchange Administrationsportal.
Markieren Sie einen vorhandenen Eintrag, um seine Berechtigungsstufe oder einzelne Rechte zu ändern.
Um einen abweichenden Berechtigungseintrag für ein bestimmtes Postfach zu setzen, klicken Sie auf „Hinzufügen“, wählen das Postfach aus und weisen ihm die gewünschten Berechtigungen zu.
